Důležitost správné registrace nákladních vozidel

Nákladní automobily – registrace a základní požadavky

Bez ohledu na to, ve které zemi podnikáte a kterými státy bude váš kamion projíždět, je jedno jisté: musíte jej zaregistrovat. Tento proces se příliš neliší od registrace jakéhokoliv jiného vozidla a obvykle zahrnuje poměrně univerzální kroky.

Prvním je nezbytná dokumentace nákladního vozidla. Nehledě na to, zda jste si koupili nový, nebo ojetý nákladní automobil a zda jste jej pořídili v tuzemsku, či dovezli ze zahraničí, vozidlu nesmí chybět základní sada dokumentů. Při registraci se vyplatí mít připraveny následující doklady:

• doklad o vlastnictví – to je jednoduše důkaz, že jste právoplatným vlastníkem vozu, může to být například kupní smlouva;
• stávající osvědčení o registraci (pokud jste koupili ojetý vůz) nebo jeho ekvivalent, pokud dovážíte vůz z jiné země;
• osvědčení o technické prohlídce – je-li úřady vyžadováno;
• doklad o pojištění – před registrací vozidla musí být zaplaceno povinné ručení v dané zemi/regionu;
• průkaz totožnosti – k prokázání toho, že jste vlastníkem vozidla, budete muset předložit také doklad totožnosti;
• žádost o registraci – v místě zápisu byste měli včas vyplnit formulář potřebný k registraci;
• potvrzení o zaplacení úředních poplatků – pokud se na příslušném úřadě platí nějaké poplatky, musíte je zaplatit. V některých zemích podléhají nákladní vozidla také placení spotřební daně, raději si to vždy ověřte.

Výše uvedené dokumenty jsou základem, který musíte splnit, abyste mohli vozidlo úspěšně zaregistrovat. Vždy je však vhodné zjistit si na místě, kde vozidlo registrujete, co přesně po vás budou k zápisu požadovat, a na návštěvu úřadu se dobře připravit. 

Samotná registrace nákladního vozidla, pokud máte potřebné doklady, probíhá doslova v několika málo krocích:

Krok 1: Zkontrolujte, zda máte opravdu všechny potřebné dokumenty – kdo z nás se nikdy nevracel na úřad, aby donesl zapomenuté doklady?

Krok 2: Vyplňte formulář žádosti a zaplaťte požadované poplatky – vyplněný formulář zašlete poštou nebo doručte osobně, záleží, jak to vyžaduje příslušné zařízení.

Krok 3: Nechte si zkontrolovat své vozidlo – v případě potřeby jej nechte opravit v servisu.

Krok 4 (ten nejpříjemnější!): Vyzvedněte si nové registrační značky a osvědčení o registraci vozidla. Celý proces registrace obvykle netrvá příliš dlouho (do 7 dnů), pokud jsou dokumenty správně vyplněné a kompletní.

Dokumentace nákladních vozidel: Kdy se věci komplikují?

Proces registrace vozidla může být o něco složitější, pokud vlastníte nákladní vozidlo, které převáží velmi velký náklad nebo má specifický účel. V takové situaci jsou klíčové předpisy o silniční dopravě, které definují doklady potřebné k registraci. Ty mohou jít nad rámec výše uvedeného standardního souboru. Můžete navíc potřebovat například:

• potvrzení o hmotnosti vozidla – jedná se o běžný dokument, který potvrzuje hmotnost nákladního vozidla, od níž se často odvíjejí různé poplatky (např. spotřební daň) a to, zda se můžete volně pohybovat po všech typech komunikací;
• veterinární schválení – u nákladních vozidel určených k přepravě zvířat je v některých zemích nutné vlastnit potvrzení, že je vozidlo k tomuto účelu vhodné;
• potvrzení o schválení vozidla pro přepravu nebezpečných materiálů – při přepravě materiálů, které jsou považovány za nebezpečné, jsou často vyžadovány další dokumenty pro zajištění bezpečnosti. Mezi nebezpečné materiály patří výbušniny, jedovaté látky, radioaktivní nebo infekční materiály, plyny apod.

Pokud víte, že vaše podnikání zahrnuje přepravu nákladu, která může vyžadovat zvláštní dokumentaci, vyplatí se včas zjistit, co potřebujete, abyste mohli procesem projít hladce, vyhnout se zpoždění, stresu, pokutám a v nejhorším případě i prohlášení vašeho vozidla za nezpůsobilé k provozu.

Čím je váš vozový park větší, tím náročnější je jeho efektivní správa. Pokud chcete zajistit, aby všechny vaše vozy měly aktuální doklady a splňovaly požadavky na silniční dopravu, je platná technická dokumentace neocenitelná. V tom vám pomůže používání softwaru pro správu vozového parku od Eurowag. Představte si, že nebudete muset sledovat termíny kontrol nebo se stresovat, že nějakou zmeškáte. Je to možné, Eurowag Fleet management software vám umožní zadávat a sledovat plány údržby, ukládat zprávy o servisu, spravovat hmotnostní certifikáty a mít přehled o dokumentaci. Tento druh automatizace je v dnešní době neocenitelný a pomůže vám vyhnout se mnoha nepříjemnostem.

Kromě specifické dokumentace musíte mít na paměti také nutnost splnit různé typy požadavků na dodržování předpisů. A samozřejmě se snažte získat příslušná povolení. Mezi ně mohou patřit povolení pro přepravu nadrozměrných nákladů, která zajišťují bezpečnost infrastruktury. 

Pokud bude váš vozový park jezdit po více mezinárodních trasách, je nezbytné zkontrolovat předpisy o ochraně životního prostředí platné po celé jejich délce. Může se stát, že budou vyžadovány další testy nebo certifikace (např. ohledně emisních norem). Právě zde se hodí náš systém TMS, který vám umožní průběžně sledovat soulad dokumentů vašeho vozového parku s měnícími se předpisy.

Pořádek v papírech: Přehledná dokumentace k nákladnímu automobilu je klíčem k úspěchu

To se snadno řekne, ale jak to udělat? Jak udržet pořádek v dokumentaci svého vozového parku, zejména pokud se chystáte expandovat? Existuje několik způsobů:

1. ‍Digitální úložiště dokumentů – ačkoliv to může být pro všechny fanoušky pořadačů zklamáním, digitální kopie opravdu fungují dobře. I když stále vedete tradiční evidenci, naskenujte a uložte dokumenty digitálně a popřemýšlejte o tom, jak je přehledně uspořádat a používat jednotná pojmenování. Nezapomeňte si vytvářet záložní kopie.‍
2. Vytvoření kontrolního seznamu – pokud často registrujete nová vozidla, vytvořte si kontrolní seznam všech potřebných dokumentů a kroků, které je třeba před registrací provést. Tím zajistíte, že nic nevynecháte, a zkrátíte proces registrace na minimum. Vyplatí se také zvážit vybavení vozidla zařízením EVA, aby řidič mohl hned od začátku jezdit a platit silniční poplatky. Toto řešení výrazně usnadní provoz již od prvních tras.‍
3. Pravidelné audity – kontrola dodává jistotu. Naplánujte si ve firmě pravidelné audity, abyste ověřili, zda jsou všechny dokumenty aktuální (data kontrol, data vypršení platnosti povolení, obnovení registrace).‍
4. Investujte do systému pro správu vozového parku (FMS) – systémy, jako je software pro správu vozového parku od Eurowag, jsou skutečnou budoucností a přinášejí vám pohodlí bez ohledu na velikost vaší společnosti. Systém FMS vám umožní snadno ukládat a aktualizovat veškerou dokumentaci, nastavit automatická upozornění na nutnou údržbu vozidel, termíny prodloužení povolení nebo jiné důležité záležitosti. Naše řešení vám navíc umožňují vzdáleně stahovat údaje z karet řidičů a tachografů prostřednictvím telematiky/FMS, čímž odpadá starost s ruční správou těchto informací. Získáte tak plnou kontrolu nad svými záznamy, což vám umožní ušetřit čas a vyhnout se případným pokutám za neaktuální údaje.

Shrnutí

Začátky mohou být obtížné. Jsme si vědomi, že byrokracie v dopravě může být náročná, ale tento proces se s každým nově registrovaným vozidlem zrychluje. Klíčem k úspěchu je pečlivě vyplňovat formuláře a uvědomovat si, že požadavky na silniční dopravu se mění a je třeba s nimi držet krok. Naše řešení FMS jsou velmi nápomocná, pokud jde o registraci nákladních vozidel a dodržování předpisů. A zmínili jsme se již o palivové kartě Eurowag, která vám pomáhá řídit výdaje za pohonné hmoty?